Создание шаблона будущего отчета

Оглавление поможет быстро перемещаться в любой из существующих разделов записки простым щелчком мыши.

Глядя на оглавление, вы сможете оценивать качество структурированности всей вашей работы в целом, что даст вам полную картину того, что у вас есть на данный момент и в каком объеме. Перед вставкой оглавления необходимо поместить курсор в то место, куда его следует вставить, то есть сразу после «Оглавления». Вставка оглавления происходит с использованием пунктов меню «Вставка > Ссылка > Оглавление и указатели», как показано на рис.


Рис. Вызов окна добавления оглавления

После щелчка мыши на данном пункте меню на экране появится окно с заголовком «Оглавление и указатели», на котором можно увидеть четыре вкладки, а именно: «Указатель», «Оглавление», «Список иллюстраций», «Таблица ссылок». Из этих вкладок нас интересует «Оглавление». При переходе на нее вы должны увидеть то, что изображено на рис.


Рис. Окно, содержащее параметры вставки автоматического оглавления

Это образец будущего оглавления с возможностью выбора заполнителя (в виде точек), формата оглавления (из шаблона), указания уровней заголовков, учитываемых при составлении оглавления (в данном случае их три). Какой внешний вид заголовка выбрать - решать вам, но лучше оставить все так, как это изображено на приведенном рисунке. После нажатия кнопки ОК в приведенном окне в то место документа, где находился курсор, будет добавлено оглавление. В нем должны присутствовать все существующие в шаблоне элементы, оформленные стилями «Заголовок 1», «Заголовок 2» и «Заголовок 3». В случае наличия других элементов - выясните причину их появления и устраните ее. Если каких-то элементов не хватает - опять-таки выясните причину этого и устраните ее. После устранения найденных причин, а также каждый раз, когда вы захотите обновить оглавление для добавления в него новых элементов, оформленных стилем «Заголовок 1», «Заголовок 2», «Заголовок 3» и так далее, необходимо поместить указатель мыши над оглавлением, щелкнуть правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбрать пункт «Обновить поле», как показано на рис.


Рис. Обновление оглавления

В результате проделанных действий появится еще одно окно, где необходимо будет выбрать один из двух вариантов: «обновить только номера страниц» или «обновить целиком». Из этих вариантов выбирайте тот, который актуален для вас. Если новых заголовков вы не создавали, выбирайте «обновить только номера страниц». Если вы добавляли какие-то заголовки или удаляли их - выбирайте «обновить целиком».

Если вы все сделали правильно, то в вашем оглавлении не должно быть ссылки на само это оглавление. Именно для этой цели мы и не стали оформлять слово «оглавление» стилем «Заголовок 1», но заменили оформление данным стилем на оформление стилем «Заголовок оглавления». Если вы все сделали правильно, то каждый из объявленных вами разделов должен начинаться с новой страницы. Чтобы этого добиться, в конец каждого раздела следует вставить символ разрыва страницы. Делается это с помощью пунктов меню «Вставка > Разрыв», выбора в появившемся окне пункта «новую страницу» и нажатия «ОК». Горе тем, кто добивается перехода на новую страницу с помощью многочисленного нажатия клавиши Enter, так как при малейшем изменении размеров какого-либо раздела, все остальные будут смещены вперед или назад.

Окончательным этапом создания шаблона будущего отчета является проверка того, что все сделано правильно. Если это так, то ваш шаблон должен быть объемом примерно 7-10 страниц (то, что они пустые, - не имеет значения) с полностью оформленным титульным листом, должны быть обозначены основные разделы, иметься грамотно составленное оглавление, присутствовать все (их число впоследствии может увеличиться и это не страшно) необходимые стили для оформления будущего содержимого, присутствовать список использованной литературы, содержащий, по крайней мере, один источник информации.

Если все это есть и вы осознали, что все это необходимо, - двигайтесь дальше. В противном случае обратитесь к литературе по Word, прочитайте ее максимально внимательно, осознайте свои ошибки, повторно выполните непонятые пункты предложенного плана, и только после этого двигайтесь дальше.